Algemene voorwaarden: 9 tips

Regelmatig krijg ik vragen over algemene voorwaarden. De meeste ondernemers weten dat ze belangrijk zijn, maar vinden de waarde ervan moeilijk in te schatten. Toch kunnen goede algemene voorwaarden een onmisbare aanvulling zijn op de overeenkomsten die je sluit met jouw klanten.

1. Meer risico zonder algemene voorwaarden
Iedere ondernemer weet dat ondernemen betekent dat je risico’s neemt. Het is echter niet nodig om onnodig risico’s te lopen.
In je algemene voorwaarden sluit je bepaalde risico’s uit, zodat jouw wederpartij jou daarvoor niet aansprakelijk kan stellen. Wat als jij jouw verplichtingen niet kunt nakomen, omdat jouw leverancier niet aan jou levert? Wat gebeurt er als werk niet op tijd af is, omdat jouw personeel ziek is? Denk ook aan stakingen, stroomuitval, storm, etc.

2. Standaardvoorwaarden of maatwerk?
Veel brancheorganisaties bieden hun leden standaard algemene voorwaarden aan. Die standaardvoorwaarden zijn doorgaans goed uitgedacht en getoetst. Toch wil niet iedere ondernemer met standaardvoorwaarden werken, omdat de standaardvoorwaarden niet altijd even goed passen.
Zo zijn er standaardvoorwaarden die de uitkomst zijn van onderhandelingen met (bijvoorbeeld) consumentenorganisaties. Dat kan betekenen dat deze standaardvoorwaarden meer bescherming bieden aan jouw klanten dan wettelijk verplicht. Ook worden regelmatig rechten aan klanten toegekend die jij wellicht helemaal niet wilt toekennen.
Passen de betalingstermijnen wel? Hebben klanten meer dan de wettelijke bedenktijd?
Een andere reden kan zijn dat standaardvoorwaarden bepaalde bescherming voor jou als ondernemer missen, zoals een eigendomsvoorbehoud of retentierecht.
Bedenk wel dat in je algemene voorwaarden alleen afspraken mogen staan die voor al je klanten gelden. Natuurlijk kunnen er sporadisch uitzonderingen zijn, maar daarmee verzwak je je positie.
Je mag overigens wel een onderscheid maken tussen voorwaarden voor particuliere en zakelijke klanten.

3. Onredelijke afspraken tellen niet
Je bent als ondernemer niet volledig vrij met het invullen van jouw algemene voorwaarden. De inhoud mag niet onredelijk bezwarend zijn voor (vooral) consumenten.
De overheid heeft in de wet een zwarte en een grijze lijst gemaakt. Wat op de zwarte lijst staat is onredelijk bezwarend voor de consument en kan daarom niet worden afgedwongen. De voorwaarden die op de grijze lijst staan worden geacht onredelijk bezwarend te zijn, tenzij jij als ondernemer aantoont dat het in jouw specifieke geval anders is.
Door onredelijk bezwarende voorwaarden op te nemen voel je je wellicht veiliger dan je in werkelijkheid bent.

4. Meer grip op je debiteuren
Iedere ondernemer heeft wel eens te maken met wanbetaling. In je algemene voorwaarden maak je afspraken over openstaande facturen. Denk aan een rentevergoeding en incassokosten.
Ook kun je een eigendomsvoorbehoud opnemen. Dat betekent dat de geleverde zaken jouw eigendom blijven, totdat de klant heeft betaald.
Heb jij zaken van klanten in jouw beheer, dan kun je ook het spiegelbeeld opnemen in jouw algemene voorwaarden door middel van een retentierecht. Dit betekent dat je zaken van jouw klant pas teruggeeft, zodra de klant heeft betaald. Denk aan de niet-betaalde reparatie aan een auto.

5. Aansluiting op de hoofdovereenkomst
In jouw algemene voorwaarden staan de basisafspraken die voor elke klant gelden. Maar daarop aansluitend maak je een offerte, opdrachtbevestiging of overeenkomst. Die stukken moeten wel bij elkaar passen.
Je zorgt voor onnodige verwarring bij de klant als er tegenstrijdigheden zitten in de algemene voorwaarden met de offerte.

6. Algemene voorwaarden moeten actueel zijn
Jouw bedrijf staat niet altijd stil. Je kunt nieuwe activiteiten gaan doen of juist activiteiten stoppen. Ook kan er een wetswijziging zijn, waaraan jouw specifieke bedrijf of alle bedrijven moeten voldoen. Denk aan incassoregels of wettelijke bedenktijd.
Het is dus zaak om de algemene voorwaarden te updaten als er wijzigingen zijn.

7. Aansprakelijkheidsverzekering
Veel ondernemers maken gebruik van een beroepsaansprakelijkheidsverzekering of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. De verzekeringsmaatschappij kan eisen stellen aan uw algemene voorwaarden. Ook zijn er verzekeringsmaatschappijen die u verplichten uw algemene voorwaarden op de juiste wijze van toepassing te verklaren. Het risico laat zich raden: doet u het niet goed, dan kan de verzekeringsmaatschappij een uitkering weigeren.

8. Van toepassing verklaren
Je zult, voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst, jouw klant de redelijke mogelijkheid moet hebben gegeven van de algemene voorwaarden kennis te nemen. Hier kan je als gebruiker van algemene voorwaarden als volgt aan voldoen:
1. De algemene voorwaarden worden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst aan de klant overhandigd.
2. Indien overhandigen niet mogelijk is kun je voor de totstandkoming van de overeenkomst aan de klant bekendmaken dat- en waar de voorwaarden ter inzage liggen.
3. Indien er een overeenkomst via de digitale weg wordt gesloten moet je niet alleen de algemene voorwaarden elektronisch beschikbaar stellen aan de klant, maar er ook voor zorgen dat deze door de klant kunnen worden opgeslagen.

9. Wees niet bang om hulp te vragen
Het zal je niet verbazen dat algemene voorwaarden regelmatig voor problemen zorgen. Er staan dingen in die wettelijk niet mogen of de voorwaarden passen niet bij jouw bedrijf. Wees dus niet bang om hulp te vragen. Zoals zo vaak geldt ‘beter voorkomen dan genezen’.
Neem gerust contact op.